היי אני רוצה לשלוח מייל למיטב לגבי בקשה למיון

אני צריכה לשלוח להם את הבקשה בקובץ או משהו? או שאפשר פשוט לרשום להם את הבקשה רגיל וזהו.. (שמעתי שצריך לשלוח להם קובץ וזה טיפה בילבל אותי)